QU’EST CE QUE LE TEMPS ?

Lorsque l’on s’intéresse au temps de façon scientifique, on distingue trois notions :

  • D’abord, ce que les physiciens appellent le « cours du temps », qui est le fait que le temps passe. Il est tel qu’on ne peut pas retrouver dans le futur un instant qu’on a déjà traversé dans le passé.
  • La seconde est la « flèche du temps » qui est le fait que les choses changent de façon irréversible. Elle empêche qu’un système retrouve dans le futur un état qu’il a déjà connu dans le passé. La flèche du temps ne doit pas être confondue avec le cours du temps.
  • Enfin la relativité du temps. Le temps est relatif, ce qui veut dire que ce n’est pas une valeur fixe (contraire : absolu) : si l’on vivait par exemple sur Jupiter (période de révolution sidérale : presque douze ans), nos montres ne seraient pas valables. Le temps est indépendant des phénomènes physiques. Avec nos montres, nous ne mesurons pas le temps mais une durée.

Albert Einstein, le père de la relativité, aurait dit :

« Placez votre main sur un poêle une minute et ça vous semble durer une heure. Asseyez-vous auprès d’une jolie fille une heure et ça vous semble durer une minute ».

C’est ça la relativité du temps ! Cette même relativité qui démontre que le temps ne se gère pas. On se gère soi, dans le « cours du temps », destiné à la « flèche du temps ».

EFFICACITE : Réaliser le plus de taches dans un temps imparti.

1) On ne gère pas le temps mais notre attention dans chaque période de temps.

L’attention est la clé de toute forme de gestion efficace. Oubliez la gestion du temps, gérez plutôt votre attention !

Planifier, organiser, optimiser… Face à notre désir d’efficacité, la tendance est à peaufiner notre gestion du temps. Mais si le vrai combat était ailleurs ? À l’ère où des notifications incessantes et des bureaux à ère ouverte, c’est en choisissant où vous dirigez votre attention que vous augmenterez votre productivité. Personne ne peut gérer le temps. Il passe, peu importe ce que l’on fait. On ne peut pas le ralentir ou en créer davantage, donc le temps n’est pas le nœud du problème. Ce sont les distractions et l’attention mal canalisée qui interfèrent avec notre capacité à atteindre nos buts. La solution se situe donc à ce niveau.

La gestion de l’attention redonne de l’emprise sur sa vie et l’atteinte de ses objectifs. Comment ? En choisissant consciemment où l’on pose son attention, au lieu d’errer au gré des stimulations, on arrive à déterminer si notre énergie mentale est bien priorisée.

Et on en libère au besoin pour ce qui compte, au lieu de subir l’emprise des distractions.

Retrouver du pouvoir sur son attention demande de l’entraînement. C’est petit à petit que l’on améliore ses capacités. Voici les aspects à surveiller pour un entraînement optimal.

Votre cerveau est lui aussi passé maître dans l’art de détourner votre attention…Le cerveau humain est programmé pour générer des pensées et errer, mais aussi pour favoriser les plaisirs immédiats. Inutile, donc, de lutter contre cette tendance. Vous pouvez cependant prendre conscience de ces égarements, puis ramener doucement votre attention à la tâche sur laquelle vous désirez vous concentrer. Lorsqu’une idée, une information à vérifier ou des tâches de moindre importance surgissent dans vos pensées, notez-les dans un calepin et revenez-y plus tard.

Faites le test : prenez une feuille blanche et faites un trait chaque fois que vous consultez votre téléphone, allez sur YouTube ou consulter Facebook pendant votre journée de travail. Vous risquez d’être très surpris par le nombre de petits traits à la fin de la journée.

C’est une des principales raisons qui fait que le temps parait nous échapper constamment. Et c’est précisément le fait de ne pas se focaliser entièrement à chaque tâche que nous réalisons, d’avoir l’esprit ailleurs pendant que nous faisons une chose, qui provoque cet effet de temps qui file comme du sable fin entre les doigts de la main, engendrant de la culpabilité, et un sentiment d’inefficacité.

2) Les interférences et les voleurs de temps. Savoir les identifier pour mieux les gérer.

En quelques années, les messages d’alerte sur les smartphones ont envahi notre quotidien, pour le pire et le meilleur. On sait aujourd’hui que nous regardons en moyenne 150 fois par jour l’écran de notre smartphone.

Entre les messages d’alerte des sites d’informations, les messages Facebook ou encore celles des jeux, cela représente près d’une notifications toutes les six minutes au cours de la journée. Et les effets sur notre concentration d’être anodins. A en croire les conclusions d’une étude menée par des chercheurs de l’université d’État de Floride, la perte d’attention que causent les notifications est la même que celle d’un appel téléphonique, et cela même si vous l’ignorez !

Selon une autre récente étude du cabinet Deloitte, un manager reçoit également en moyenne 150 messages par jour. En supposant qu’ils arrivent à intervalles réguliers sur une journée de 10 heures, cela lui laisse quatre minutes pour lire un message et réfléchir un moment avant d’y répondre. Combien de temps lui restera-t-il alors pour faire son travail ?

Toute personne ou toute situation qui nous éloigne de nos priorités représente un voleur de temps potentiel. Il existe deux types de voleurs de temps :

Les voleurs de temps externes :

  • Le téléphone
  • Les interruptions (politique de la porte ouverte)
  • Les horaires des réunions et des rendez-vous non respectés
  • Les collaborateurs insuffisamment formés ou informés
  • La recherche de documents chez soi et chez les collaborateurs
  • Le non-respect des délais fixés aux collaborateurs
  • Les imprévus

Les voleurs de temps internes :

  • L’absence de dates limites auto imposées
  • Le perfectionnisme (attention excessive aux détails)
  • Une mauvaise définition des responsabilités
  • Une délégation insuffisante
  • Un retard à traiter les conflits
  • L’inaptitude à dire non
  • Une communication insuffisante ou excessive
  • L’indécision ou la décision trop rapide
  • Des priorités et des objectifs confus
  • La résistance au changement
  • Des intérêts dispersés, trop nombreux

Toute distraction amène à une perte de la concentration !

Gloria Mark, professeure du département d’informatique de l’Université de Californie à Irvine, également interrogée par Quartz, explique que nous mettons vingt-trois minutes et quinze secondes pour nous remettre au travail après avoir été interrompus.

Nous mettons vingt-trois minutes et quinze secondes pour nous remettre au travail après avoir été interrompus !!

Nous savons combien les distractions peuvent causer des erreurs. Qui n’a pas déjà reçu ou envoyer de nombreux mails en oubliant la pièce jointe pourtant bien précisée dans le message.

60 secondes, c’est le temps limite induisant une perte totale de la concentration. C’est donc également le temps limite que vous avez pour éloigner ou supprimer la distraction, sans quoi votre concentration deviendra nulle.

En moyenne, les employés qui utilisent leurs ordinateurs sont interrompus ou distraits toutes les dix minutes, soit 2,1 heures par jour et 546 heures par an !

3) Le mode multitâche, un mythe qui nous même la vie dure.

Les nouvelles technologies de l’information nous donnent l’impression de pouvoir faire plusieurs tâches en même temps. Un travailleur répond à un courriel tout en parlant au téléphone. Un autre assiste à une réunion tout en textant. D’où l’expression « multitâche », qui s’est rapidement invitée dans le vocabulaire courant.

Selon une recherche publiée récemment par une équipe américaine dans les Annals of Emergency Medicine, de même que selon Sylvain Baillet, professeur au département de neurologie et de neurochirurgie de l’Université McGill, le multitâche consiste à réaliser au moins deux tâches simultanément, c’est-à-dire que notre cerveau les traiterait exactement en même temps.

Les neurologues français Étienne Koechlin et Sylvain Charron, du Laboratoire de neurosciences cognitives de l’Institut national de la santé et de la recherche médicale (INSERM), ont utilisé l’imagerie médicale pour analyser l’activité cérébrale de personnes en mode multitâche. Leur conclusion publiée dans Science en 2010 : le cerveau n’est pas en mesure de réaliser plusieurs tâches de manière strictement simultanée. En fait, plusieurs zones peuvent s’activer en même temps, mais le cerveau ne traitera qu’une seule tâche à la fois. La zone préfrontale, située à l’avant du cerveau, assure une forme de coordination et de planification, un peu comme un commutateur permettant au cerveau de passer d’une tâche à l’autre en quelques 100 millisecondes (soit 0,1 seconde).

Ce processus d’arrêt et de redémarrage constant de notre cerveau l’entrave dans son avancée. C’est d’ailleurs un phénomène connu sous le nom de « période réfractaire psychologique » : un temps de latence incompressible entre deux tâches et qui ralentit irrémédiablement le cerveau.

Faites le test :

  • Dans votre tête mettez en image mentale ces deux mots : PERFORMANCE ET MULTITACHE
  • Epelez ensuite ces mots sans les regarder, chacun leur tour le plus vite possible
  • Et maintenant, épelez de nouveau ces deux mots, le plus vite possible, mais une lettre de l’un puis un lettre de l’autre et ainsi de suite….
  • Une efficacité bien différente n’est pas ??

« Le cerveau nous permet de réaliser deux tâches simultanément si leur exécution est devenue automatique et inconsciente, grâce à l’apprentissage répétitif. C’est le cas lorsque nous marchons et discutons en même temps », explique cependant le Dr Baillet. Dans ces deux exemples, notre cerveau n’a plus besoin de mobiliser notre attention et notre conscience ; elles peuvent se concentrer sur une autre action.

Cela est d’autant plus facile lorsque les fonctions en jeu (ici, la motricité et le langage) ne sont pas en compétition. « Dès qu’on doit traiter des tâches faisant appel aux mêmes fonctions cérébrales, comme écrire un texto tout en tenant une conversation, le multitâche est impossible, sauf si l’une d’elles est automatique. Par exemple, il est possible de texter tout en chantant une chanson apprise par cœur », confirme Sylvain Baillet.

Le verdict, ce qu’on appelle multitâche est souvent l’illusion de faire plusieurs choses en même temps, alors qu’en réalité, notre cerveau saute rapidement d’une tâche à l’autre. Le cerveau multitâche est donc en grande partie un mythe, sauf dans le cas de tâches rendues automatiques par l’apprentissage, qui peuvent alors être réalisées simultanément.

Basculer entre les tâches conduit à une accumulation de stress, et il n’est pas étonnant d’apprendre que les gens névrotiques, impulsifs et sensibles au stress ont tendance à “switcher” entre les tâches plus que d’autres. Des universités et même de grosses entreprises se sont penchées sur le sujet (Microsoft notamment). Le bilan est sans appel, être multitâche à des conséquences dramatiques sur votre efficacité.

  • Réduction de votre productivité de 40 %
  • Qualité du travail et de la tache diminuer aussi
  • Concentration diminuer donc moins de connexions neuronales. Esprit éparpillé. Si je vous dis que nous perdons jusqu’à parfois 2h par jour à cause des distractions

Le multitâche nécessite beaucoup de mémoire tampon. C’est cette même mémoire qui assure le maintien provisoire d’informations qui doivent être traitées ultérieurement.

Mais lorsque votre cerveau est à court de mémoire temporaire, la capacité à penser de manière claire et créative est altérée.

En 2005, une étude de TNS commandée par Hewlett Packard montrait ainsi que les individus qui tentaient de jongler entre leurs messages (SMS, mails, téléphone) et leur travail voyaient leur QI baisser de 10 points, soit plus qu’après avoir fumé du cannabis (-4 points de QI) !

Réaliser plusieurs tâches décisives ” en même temps ” est neurologiquement impossible car les zones du cerveau qui contrôlent l’exécution des tâches fonctionnent alors en série, employant de nombreux réseaux qui se concurrencent entre eux.

Sans rentrer ici dans les détails de fonctionnement du cortex pré-frontal et des noyaux gris centraux que les neuroscientifiques découvrent un peu plus chaque jour, sachez que votre cerveau, ” accro ” au multitâche comme au sucre, à la nouveauté ou aux écrans, vous donne une sensation agréable de maîtrise et de puissance à coups de dopamine, alors qu’en fait toutes vos capacités chutent considérablement sans que vous ne vous en rendiez compte : votre concentration, la hiérarchisation, la pondération des informations perçues, votre mémoire de travail, votre recul face à des tentatives de persuasion, la fiabilité de vos prises de décision et votre flexibilité pour agir.

EFFICIENCE : Utiliser le moins d’énergie pour chaque tache réalisée.

1) Les horizons temporels. Notre cerveau traite le temps de façon séquentiel.

Le cerveau perçoit l’écoulement du temps et le découpe. Les horizons temporels sont les différentes plages de temps estimées par le cerveau. Une activité est appréhendée différemment selon cette estimation. Si le délai est court, nous ressentons une certaine pression ; à un horizon plus éloigné nous sommes moins impactés.

Par exemple : une tâche supplémentaire à accomplir aujourd’hui vient perturber mon organisation, cela peut être paralysant dans un emploi du temps surchargé alors que ça me semble acceptable à gérer dans un délai de 10 jours. Ce délai nous ouvre les chemins des possibles. Notre cerveau ne fait pas de rejet, il semble que ce moment soit assimilé comme assez lointain pour nous permettre de trouver une solution. La limite de temps qui vous parait acceptable est votre horizon temporel. La méthode met à profit ce ressenti pour gérer le temps sans stress.

Ainsi, l’organisation doit permettre de libérer le cerveau (toutes les tâches sont listées), de profiter d’une meilleure concentration et d’utiliser les horizons temporels pour établir un ordre de priorité à 3 niveaux :

  • A faire aujourd’hui
  • A faire dès que possible
  • A faire plus tard

Tout commence par la liste des tâches. Mais cette fameuse « to do list » peut parfois sembler interminable, étouffante et inutile. Les 3 horizons viennent lui donner tout son sens en l’ajustant avec un nombre de tâches réalisables par jour et en dégageant le temps nécessaire pour les accomplir.

Voici comment faire :

1- Trier vos tâches selon les 3 horizons temporels pour savoir ce que vous avez à faire et à quel moment.

  • « A faire aujourd’hui» : inscrivez dans la première liste ce que vous devez faire impérativement aujourd’hui.
  • « À faire dès que possible » : cette seconde partie dresse les actions à réaliser dans un délai de 7 jours. L’une d’entre elles peut être exécutée aujourd’hui si la liste du jour est achevée.
  • « À faire plus tard » : cet horizon est vaste, de 10 jours à un an si besoin.

2- Compléter chaque liste au fil du temps afin :

  • De libérer votre esprit,
  • De ne rien oublier,
  • Et de pouvoir moduler votre organisation en fonction des nouvelles contraintes qui arrivent.

3- Limiter le nombre de tâches :

  • 4 ou 5 dans la liste « A faire aujourd’hui ».
  • 15 ou 20 dans celle intitulée « À faire dès que possible ».
  • La liste « À faire plus tard » n’est pas limitée.
2) Les heures de super-puissances. Apprendre à utiliser le focus et la concentration.

Notre capacité de concentration avoisinerait les 90 minutes. Au-delà, le cerveau se fatigue et se disperse. Sur cette plage de 90 minutes, notre attention est à son maximum après 25 minutes d’une même activité. Puis, elle baisse peu à peu, la lassitude commençant à nous envahir au bout de 75 minutes.

Le but de l’exercice de superpuissance est donc de se concentrer sur une seule tache à la fois, et de maintenir son attention sur des plages de 90 min maximum, entrecoupées de pauses régulières.

On voit peu à peu nos capacités de concentration et d’attention en profondeur s’améliorer dès qu’on apprend à dompter les interruptions, ou qu’on soigne notre addiction au multi tasking. De 3 minutes maximum, on redécouvre petit à petit le plaisir d’être absorbé par une tâche complexe 10 minutes de suite, puis 30 minutes, et parfois jusqu’à 1 heure pour les plus attentifs d’entre nous !

Mais les arbres ne poussent pas jusqu’au ciel. Nous sommes évidemment incapables de maintenir une concentration et une attention parfaites pendant 8 heures d’affilées. Les lois de la biologie et de la physique nous imposent une limite à la durée maximale d’une concentration totale.

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro continue de rencontrer un énorme succès pour aider à se protéger des interruptions.

Le succès de cette technique consiste à mettre une alarme en forme de tomate (Pomodoro en italien) dans X minutes. Puis on vous invite à ne pas diverger de vos tâches prévues avant que l’alarme ne retentisse…

Voilà comment périodes de concentration et périodes de repos s’organisent en Pomodoro :

  • Se concentrer pendant 25 minutes (c’est la durée du Pomodoro)
  • Prendre un repos de 5 minutes
  • Tous les 3 Pomodoros, prendre un repos plus long de 15 ou 20 minutes
3) Le pouvoir de l’immobilité

Ne pas sacrifier ses temps de repos. Il a l’air parfaitement anodin, et pourtant, ce principe est crucial. Il concerne aussi bien les pauses pendant la journée que le repos de fin de journée.

Ne rien faire est souvent mal vu. Pourtant, c’est indispensable à notre survie ! Ce ne sont pas des paresseux qui l’affirment, ce sont les scientifiques !

Quand nous ne faisons rien, notre cerveau se met en mode « par défaut » : il fait le tri entre toutes les informations dont il dispose. Et ça, c’est absolument nécessaire.

C’est la découverte très surprenante effectuée par une équipe de chercheurs de l’Inserm dirigée par Jean-Philippe Lachaux et Karim Jerb.

Le réseau du mode par défaut (MPD) désigne, en neurosciences, un réseau constitué des régions cérébrales très actives, lorsqu’un individu n’est pas focalisé sur le monde extérieur, et lorsque le cerveau est au repos. Ces régions étant identifiées comme celles de la créativité, de l’intuition, et de la consolidation mémorielle.

Cerveau en mode travail et réflexion

Cerveau en mode vagabondage ou repos 

EQUILIBRE PRO ET PERSO : Savoir où mettre l’énergie et quand.

1) Comment le sommeil rythme notre temps.

La journée de travail commence la veille au soir. De nombreux tests sur les fonctions cognitives montrent en effet que le sommeil influe directement sur la productivité. Comment favoriser un bon sommeil ? En se mettant au lit avant 22 heures. Les hormones du sommeil et de l’éveil sont produites simultanément dans la glande pinéale, au cœur du cerveau, entre 22H et 6H du matin. Être éveillé dans cette tranche horaire perturbe leur production, et, au bout du compte, la productivité. Il convient donc de se coucher tôt, ce qui impose d’adopter une routine du soir apaisante. En clair : pas de mobile après 19h, pas d’exercice physique non plus le soir et le moins possible de télévision. Favoriser la lecture ou la musique dans une atmosphère calme.

La glande pinéale dans le cerveau produit 3 hormones entre 22H et 6H du matin si on est couché : la mélatonine qui protège les neurones de la destruction par les radicaux libres, la 6-methoxy harmalan qui est l’hormone de la veille et la valentonine qui est la véritable hormone du sommeil comme l’ont montré les travaux du docteur français Jean Bernard Fourtillan.

2) Notre cerveau est plus gros le matin de 0,44%

Faire son travail personnel avant l’heure du déjeuner. Limiter toute sollicitation avant midi. Et voici pourquoi. L’analyse des radiographies de plusieurs milliers de patients atteints de la maladie d’Alzheimer au Canada a montré que le cerveau du matin était plus volumineux que le cerveau du soir.

La différence est certes minime : 0,44%. Pourtant, elle est comparable à celle qui différencie le volume d’un cerveau normal de celui d’un cerveau atteint de la maladie d’Alzheimer au même moment de la journée. Les fonctions cognitives du cerveau atteint d’Alzheimer sont perturbées.

Conclusion, le travail du cortex préfrontal est optimal le matin : plus de créativité, plus de capacité à prendre de bonnes décisions, surtout après une bonne nuit de sommeil, etc. Pour mettre à profit cette découverte majeure, il faudrait filtrer au maximum les sollicitations le matin, et consacrer l’après-midi à des tâches telles que la communication : réponse aux messages électroniques, participation aux réunions, négociations, etc.

Ce principe n’a pas besoin d’être appliqué de manière rigide. A la fin de chaque heure, il est possible de répondre à un ou deux massages urgents. De même, on peut finir un rapport au beau milieu de l’après-midi. Avec cette répartition des tâches et activités, la productivité et la qualité du travail sont au rendez-vous. Plus besoin de travailler tard, lorsque le cortex préfrontal est moins performant et la fatigue neuronale perceptible.

 Avec mes meilleures intentions !

Alexandre ANTONIENKO

www.institut-alpha.fr

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